Persondata

INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Vi behandlar personuppgifter om dig när du söker lokal hos oss, när du blir hyresgäst hos oss, när du besöker vår hemsida, söker jobb hos oss eller interagerar med oss på andra sätt. Nyfosa är mån om din integritet och att skydda de personuppgifter som vi behandlar om dig. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med Dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Av denna personuppgiftsinformation (”Personuppgiftsinformationen”) framgår hur vi samlar in, behandlar och delar dina personuppgifter. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare i denna Personuppgiftsinformation för att få veta mer. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter såsom telefonnummer och e-postadress.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Nyfosa AB, org.nr. 559131-0833, Box 4044, 131 04 Nacka (”Nyfosa” eller ”vi”) är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på uppdrag av oss. I de fall du (såsom exempelvis när du hyr lokal av oss) kommer i kontakt med ett av Nyfosas dotterbolag är Nyfosa och dotterbolaget gemensamt personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifterna. Dotterbolaget och Nyfosa har ingått ett avtal avseende gemensamt personuppgiftsansvar, av vilket det bland annat framgår att vardera parten ska säkerställa att tillämplig dataskyddslagstiftning efterlevs och att lämpliga säkerhetsåtgärder vidtas.

VID INTRESSEANMÄLAN ELLER NÄR DU STÄLLER DIG I KÖ TILL EN LOKAL

När du anmäler intresse eller ställer dig i kö till våra lokaler samlar vi in och behandlar dina personuppgifter såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter och intresseobjekt/kö. Behandlingen är nödvändig för att tillvarata vårt berättigade intresse av att kunna administrera din anmälan eller din köplats. Den lagliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi får personuppgifterna direkt från dig eller från bostadsförmedlare. Uppgifterna ligger kvar så länge ditt intresse kvarstår eller du står i kö. Om du önskar att återta din intresseanmälan eller köplats kan du begära att vi raderar dina personuppgifter.

VID ERBJUDANDE OM LOKAL

När du blir erbjuden en lokal hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter från dig om din ekonomi, i vissa fall om din anställning och hur du skött tidigare lokal och hyresinbetalningar. Vi kommer inte att kunna ingå ett hyresavtal med dig utan dina personuppgifter. Behandlingen innebär också att vi kan komma att göra en kreditupplysning, hämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och i vissa fall behandla anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner som du lämnar till oss.

Vi sparar dina personuppgifter så länge de är relevanta och aktuella för uthyrningsprocessen eller till dess att avtal med dig är ingånget. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte.

UNDER OCH EFTER HYRESFÖRHÅLLANDET

Hyresvärden (såsom definierad i hyresavtalet) och Nyfosa behandlar personuppgifter om dig som hyresgäst för att kunna uppfylla sina skyldigheter som hyresvärd samt för att vidta mindre, vardagliga åtgärder som är nödvändiga i verksamheten. Vi kommer inte kunna fullgöra våra skyldigheter i hyresavtalet med dig utan dina personuppgifter. De uppgifter som hyresvärden och Nyfosa behandlar för ändamålen är framför allt namn, personnummer, adress, e-mail och telefonnummer och för det fall ni som hyresgäst använder elektroniska inpasseringsnycklar kan uppgifterna även inkludera information om er åtkomst till gemensamma utrymmen i fastigheter. Personuppgifterna kan också bestå av viss information som kan komma att inhämtas från offentliga register. De legala grunderna för behandlingen av personuppgifterna är framför allt att behandlingen är nödvändig för fullgörandet av skyldigheterna som hyresvärd såväl enligt hyresavtalet som enligt rättsliga förpliktelser som åvilar Nyfosa. Vissa mer sällan förekommande och standardiserade behandlingar av personuppgifterna baseras även på hyresvärdens och Nyfosas berättigade intresse att kunna bedriva sin verksamhet på ett effektivt och säkert sätt, såsom att kunna tillhandahålla elektroniska nyckelsystem till hyresgästen. Detta sker dock endast i de situationer där detta intresse väger tyngre än hyresgästens intressen eller grundläggande rättigheter och friheter. Hyresvärden och Nyfosa kan komma att dela personuppgifterna med myndigheter och de tredje parter Nyfosa anlitar för att uppnå ändamålen.

Vi kan vidare komma att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i lokalen, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lokalen. Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse. Vi behandlar också dina personuppgifter för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser som hyresvärd och avtalspart, exempelvis vad avser bokföring.

Hyresvärden och Nyfosa kommer att behandla personuppgifterna så länge hyresförhållandet gäller och kommer 24 månader efter det att ni som hyresgäst lämnade det förhyrda objektet, förutsatt att hyresvärden respektive Nyfosa inte är förpliktigat att fortsätta behandlingen, att radera personuppgifterna. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel avseende betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.  I vissa fall, då personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen, upphör behandlingen tidigare. Då behandlingen upphör raderas personuppgifterna.

BOLAGS ELLER FASTIGHETSFÖRSÄLJNING

Vid eventuell försäljning av fastigheten eller hyresvärden där du hyr lokal eller i vissa fall också tidigare har hyrt lokal kan personuppgifter behandlas samt överföras från eller till säljande respektive köpande bolag. Behandlingen är nödvändig för vårt och säljande eller köpande bolagets berättigade intressen att utföra transaktionen. Den lagliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas i upp till ett år efter transaktionen är avslutad.

VID KONTAKT ELLER BESÖK HOS OSS

För dig som besöker och kommunicerar med oss på vår hemsida och sociala medieplattformar, använder nätverk i våra lokaler eller kontaktar oss via e-post eller telefon behandlar vi dina uppgifter för att erbjuda dig en bättre upplevelse eller behandla din förfrågan enligt behov. Kommunikationen sker direkt på hemsidan, i den sociala medieplattformen eller per e-post och telefon. Personuppgifter som kan behandlas är ditt användarnamn, som också kan vara ditt fullständiga namn, e-postadress, information om enhet som används, telefonnummer, IP-adress, platsinformation och kontaktuppgifter samt andra uppgifter du uppger i din kontakt med oss. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att erbjuda dig en bättre upplevelse eller att behandla din förfrågan enligt behov. Uppgifter på sociala medier gallras årligen och raderas inom 30 dagar från att viss kommentar inte längre anses vara relevant. När du besöker vår hemsida sparar vi din IP-adress i 24 månader. Övriga uppgifter gallras senast inom sex månader.

VID PRENUMATION AV PRESSMEDDELANDEN

För dig som har anmält ditt intresse till våra pressmeddelanden kommer vi att behandla dina personuppgifter för att skicka sådana pressmeddelanden till dig. Uppgifterna vi behandlar för detta ändamål är namn och e-postadress. Denna behandling grundar sig på att det samtycke som du lämnar när du anmäler dig till pressmeddelandena. Du har rätt att närsomhelst återkalla ditt samtycke genom att klicka på ”avregistrera” i pressmeddelandet eller kontakta oss på info@nyfosa.se. Personuppgifterna sparas så länge du samtycker till behandlingen.

VID JOBBANSÖKAN HOS OSS

När du söker jobb hos oss kommer vi att behandla dina personuppgifter. Personuppgifter som kan behandlas är namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, utbildning, arbetslivserfarenhet och annan information du lämnar i din ansökan. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att administrera och bearbeta din ansökan. Den lagliga grunden är en intresseavvägning. Vi sparar dina personuppgifter i upp till två år från avslutat rekryteringsförfarande.

NÄR DU ELLER FÖRETAGET DU FÖRETRÄDER INGÅR AVTAL MED OSS

Om du ingår avtal såsom leverantörs- eller samarbetsavtal med oss behandlar vi dina personuppgifter för att ingå och fullgöra avtalet med dig. Personuppgifter som behandlas kan vara namn, kontaktuppgifter och befattning. Vi samlar in personuppgifterna från dig. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kommer vi inte kunna ingå eller fullgöra avtalet. Vi kan också få personuppgifter från tredje parter, såsom myndigheter eller allmänt tillgängliga källor. Om du agerar som kontaktperson till eller företräder ett företag som ingår avtal med oss är den lagliga grunden av vår behandling av dina personuppgifter ovan istället en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillvarata vårt och företagets berättigade intressen av att kunna ingå och fullgöra avtalet med företaget du företräder. Vi kan också behandla personuppgifter för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar oss enligt tillämpliga lagar vad avser bokföring, beskattning och penningtvätt. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är nödvändiga för tillämpligt avtalsförhållande. För att uppfylla våra rättsliga förpliktelser som åvilar oss enligt tillämpliga lagar såsom för bokföring kan personuppgifter i vissa fall sparas upp till tio år efter att avtalsförhållandet har upphört.

VEM PERSONUPPGIFTERNA KAN KOMMA ATT DELAS MED

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lokal ett företag som tillhandahåller bredband eller el eller ett företag som sköter våra IT-system. Vissa partners och leverantörer kan ha en del av sin verksamhet i länder utanför EU/EES (ett s.k. tredje land). Överföring sker endast till sådana länder som enligt EU-kommissionen har en adekvat skyddsnivå eller om leverantören innehar ett rättsligt bindande och verkställbart verktyg som garanterar uppgifternas säkerhet. Vi lämnar också ut dina personuppgifter till myndigheter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.

Notera att denna Personuppgiftsinformation inte gäller när vi lämnar ut dina personuppgifter till aktörer som agerar som personuppgiftsansvariga.

DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att på begäran få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar och begära en kopia (registerutdrag) samt rätta eller komplettera dina personuppgifter. Du har också rätt att under vissa omständigheter få dina personuppgifter raderade, att invända och begära begränsning av behandlingen och att få dina personuppgifter överförda till annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

I tillägg har du rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, som kan kontaktas via dso@imy.se eller 08-657 61 00.

Kontakta oss på info@nyfosa.se om du vill utöva någon av dina rättigheter.

Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.  För mer information om hur du går tillväga vänligen se www.imy.se.

KONTAKTUPPGIFTER

Vid frågor om vår personuppgiftsbehandling kan du kontakta oss på:

Nyfosa AB
Box 4044
131 04 Nacka
info@nyfosa.se

ÄNDRINGAR AV PERSONUPPGIFTSINFORMATION

Vi kan från tid till annan göra ändringar i denna Personuppgiftsinformation. Den senaste versionen av Personuppgiftsinformationen finns alltid tillgänglig på vår hemsida.